سيستم دبيرخانه و اتوماسيون اداري
این سیسستم نامه های وارده و صادره سازمان و نامه های داخلی فی مابین واحدها و پرسنل داخل سازمان را ثبت می نماید. توانایی ارجاع هر نامه در داخل سازمان از دیگر خصوصیات سیستم می باشد که موجب می گردد با تشکیل درخت ارجاعات گردش هر نامه را در سازمان پیگیری و وضعیت آن را کنترل نمود. عملیات انجام شده در هر مرحله ارجاع در سیستم ثبت می گردد. Scan کردن نامه ها و همچنین ارتباط با نرم افزارهای دیگر مثل Word یا Excel از دیگر توانایی های سیستم می باشد.
امكانات سيستم دبيرخانه
گستره مكاتبات الكترونيكي در عصر حاضر نگرش بر اجراي امور جاري را دستخوش تحولي شگرف ن موده است , امروزه روشهاي سنتي اداره امور پاسخگوي رفع و رجوع كارها نمي باشد0يكي از اين وظايف ثبت و ارسال و پيگيري نامه هائي است كه به طرق مختلف به سازمان وارد و به گردش در مي آيد0شايد در بدو امر اين فعاليت ساده بنظر برسد اما چنانچه سيستم مناسب و پويا منطبق با تكنولوژي روز ب راي امور دبيرخانه وجود داشته باشد پاسخگوئي به مراجعين و شيوه انجام كاربه سرعت و به راحتي به گردش درمي آيد و نارضايتي كاهش خواهد يافت0 اگر چه فرهنگ سازي و بستر مناسب بالا ترين اهميت را براي بر قراري يك نظام مبتني بر قاعده دارد , بهرحال بايد از نقطه اي شروع كرد و سيستم پيشنهادي مي تواند ايجاد نظامي متناسب را در هر نوع سازماني بنمايد نرم افزار دبيرخانه پيشنهادي با حفظ قوانين حاكم بر دبيرخانه شيوه سنتي را دگرگون ساخته و امكاناتي را فراهم مي كند كه بتوان در جهت paperless حركت كرد0 با توجه به تحت شبكه بودن سيستم , براي مكاتبات هر كاربر از هر محل مي تواند شخصا نامه خود را نگارش و توسط سيستم شماره بدهد و بر اساس قوانين سازمان ارسال كند0
كلياتي از توانائيهاي نرم افزار دبيرخانه به شرح زير مي باشد0
- رد و بدل كردن نامه ها از طريق كارتابل رايانه اي شخصي
- اسكن كردن نامه ها و ب ه جريان انداختن آن از طريق را يا نه ها و امكان اسكن چندين صفحه اي نامه ها
- ثبت دستورات روي نامه هاي اسكن شده توسط قلم الكترونيكي يا ماوس
- داشتن پوشه هاي نامه مانند نرم افزار Outlook براي پوشه بندي وطبقه بندي نامه ها
- امكان چندين ارجاع يا پيوست يا رونوشت
- ارسال نامه ها همراه با صدا و تصوير و فيلم و يا هر اطلاعات ديگري.
- گزارشات از پيش تعريف شده مختلف
- ارتباط با ساير نرم افزارها مانند Excel , Word و. . . به شكلي كه در داخل برنامه ميتوان محيط Word را فراخواني و نامه مورد نظر را تايپ كرده و به نامه پيوند زد
- مشاهده تمام اقدامات هر نامه كه توسط مراجع مختلف انجام شده است0 به صور مختلف علي الخصوص نمايش درختي
- امكان امضاي الكترونيك بر روي نامه ها و رمزگزاري اطلاعات براي امنيت بيشتر
- يادداشت الكترونيكي براي تبادل پيغام بين كاربران بر اساس ايده EMail و شبيه نرم افزار Outlook و هشدار اتوماتيك پيغام هاي تازه رسيده
- امكان دريافت و ارسال فكس با استفاده از مودم و بدون نياز به دستگاه فكس